Términos de Uso

1. Objeto y Aceptación

Los presentes Términos de Uso regulan el acceso y la utilización de la plataforma Kaitoo, titularidad de Genera Prevención, S.L. El acceso a la plataforma implica la aceptación plena y sin reservas de estos términos. Si no está de acuerdo con alguno de ellos, le rogamos que no utilice la plataforma.

2. Descripción del Servicio

Kaitoo es una plataforma SaaS para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) que facilita:

La gestión y validación documental entre empresas titulares y subcontratas.
El seguimiento del cumplimiento normativo en materia de prevención de riesgos laborales.
La comunicación entre las partes involucradas en la coordinación empresarial.
El análisis y generación de informes de cumplimiento con asistencia de Inteligencia Artificial.

3. Condiciones de Acceso y Uso

Para utilizar la plataforma es necesario:

Ser mayor de edad y actuar en nombre de una entidad jurídica debidamente constituida.
Disponer de credenciales de acceso válidas proporcionadas por el administrador de su organización.
Utilizar la plataforma exclusivamente para los fines para los que fue contratada.
Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

Queda expresamente prohibido:

Ceder, vender o compartir el acceso con terceros no autorizados.
Realizar ingeniería inversa o intentar acceder al código fuente de la plataforma.
Introducir datos falsos, fraudulentos o que induzcan a error.
Realizar acciones que puedan dañar, interrumpir o degradar el servicio.

4. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma Kaitoo, incluyendo su diseño, código fuente, bases de datos, logotipos y contenidos propios, son titularidad exclusiva de Genera Prevención, S.L. Queda prohibida su reproducción, distribución, comunicación pública o transformación sin autorización expresa.

5. Responsabilidad del Usuario

El usuario es el único responsable del uso que haga de la plataforma y de la veracidad de los datos e información que introduzca en ella. Genera Prevención, S.L. no será responsable de los daños o perjuicios que pudieran derivarse de un uso incorrecto, fraudulento o ilícito de la plataforma.

6. Disponibilidad del Servicio

Genera Prevención, S.L. realizará sus mejores esfuerzos para mantener la plataforma disponible de forma continua. Sin embargo, no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio y no será responsable de las interrupciones causadas por mantenimiento programado, fallos técnicos o causas de fuerza mayor.

7. Modificaciones

Kaitoo se reserva el derecho a modificar estos Términos de Uso en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas a los usuarios con una antelación razonable. El uso continuado de la plataforma tras la notificación de los cambios implicará la aceptación de los nuevos términos.

8. Legislación Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos de Uso se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier conflicto derivado de su interpretación o aplicación, las partes se someten, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, a los Juzgados y Tribunales del domicilio del responsable del servicio.

9. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos Términos de Uso, puede contactarnos en legal@kaitoo.es.

10. Condiciones Generales GDCAE para Empresas Colaboradoras / Subcontratas

Por el presente Acuerdo, Genera Prevención, S.L. (en adelante Genera PRL) dará acceso a la Empresa / Empresario firmante (en adelante LA EMPRESA), a la plataforma de gestión documental online Kaitoo en base a las condiciones establecidas por el Titular del Servicio, en adelante EL TITULAR. Se entiende como TITULAR a la empresa que invita a LA EMPRESA a adscribirse al servicio.

La aceptación, sin reservas, del presente acuerdo deviene indispensable para el acceso a la plataforma online. LA EMPRESA manifiesta, en tal sentido, haber leído, entendido y aceptado el presente Acuerdo, puesto a su disposición, en todo momento, en los canales habilitados por Genera PRL.

Primera - Objeto

A los efectos del presente Acuerdo, se entiende por Servicio Gestión Documental Online el servicio disponible a través de la plataforma Kaitoo, de gestión, revisión y archivo documental, prestado por Genera PRL.

Son, por lo tanto, objeto del presente acuerdo, la puesta en marcha del servicio, la facilitación de acceso a la plataforma, la revisión de los documentos aportados mediante la aplicación, el control de periodicidad de estos y el archivo en función de la validez legal de dichos documentos. Los servicios objeto del presente acuerdo se prestarán con sujeción al régimen jurídico que especialmente se prevé en el presente clausulado.

Segunda - Prestación del Servicio

LA EMPRESA se compromete a mantener actualizados los datos de contacto facilitados. En caso de no ser validos dichos datos o no estar actualizados, Genera PRL no se hará responsable de las comunicaciones de servicio no realizadas o realizadas a persona diferente de la interesada.

Genera PRL llevará a cabo las siguientes tareas para la consecución del servicio contratado por EL TITULAR:

Puesta a disposición de la EMPRESA de la plataforma Kaitoo para la gestión documental propia de la empresa y sus trabajadores en base a los requerimientos documentales y requisitos establecidos por EL TITULAR.
Revisión de toda la documentación aportada, validando o rechazando de forma motivada, según proceda, cada uno de los documentos facilitados por cada una de dichas empresas dependientes en un plazo no superior a 2 días laborables, salvo acuerdo distinto entre las partes.
La plataforma Kaitoo, sólo admitirá documentos en formato "pdf" que contengan únicamente el contenido descrito en cada uno de los requerimientos documentales.

Tercera - Exclusiones

No está incluido en el servicio de gestión documental mediante Kaitoo, la recepción de documentación física (en papel), su escaneado y custodia. En caso de ser necesario este SERVICIO, será valorado de forma independiente.

Asimismo, tampoco queda incluida la conexión con otras aplicaciones, trabajos de desarrollo en la aplicación a petición de la EMPRESA ni la migración de datos entre Kaitoo y otro sistema o de otros sistemas a Kaitoo.

Cuarta - Protección de los Datos Personales

Genera PRL se compromete a guardar la más absoluta reserva, seguridad e integridad de los procesos, datos e información pertenecientes a la EMPRESA, así como también, a guardar la confidencialidad, seguridad y propiedad de los archivos, y a exigir el mismo nivel de compromiso a cualquier persona que dentro de su organización participe en cualquier fase del tratamiento de los datos personales.

Genera PRL llevará a cabo la prestación de servicios indicada en el presente acuerdo, por cuenta y encargo de EL TITULAR, que será el Responsable de los datos personales que facilite LA EMPRESA, actuando Genera PRL, como Encargado del Tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente de protección de datos.

Genera PRL se compromete a realizar el tratamiento de los datos personales que facilite LA EMPRESA ajustándose a las instrucciones que le indique EL TITULAR al que esté adscrita LA EMPRESA dentro de la aplicación, así como a lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales. Se compromete a no realizar ningún otro tratamiento, ni a aplicar o utilizar los datos personales para una finalidad distinta a la prestación del servicio contratado por EL TITULAR.

Únicamente tendrán acceso a los datos personales facilitados por LA EMPRESA, EL TITULAR, al que esté adscrita LA EMPRESA dentro de la aplicación, y en su caso, la contrata principal y/o subcontrata/s de la/s que dependa la EMPRESA igualmente dadas de alta en la aplicación, obligándose Genera PRL a no comunicar los datos personales a ninguna otra persona, ni siquiera para su conservación.

El objeto del presente acuerdo alcanzará a todos los campos de la base de datos, incluyendo todos los ficheros y archivos electrónicos, que sean necesarios para la correcta utilización y explotación de la aplicación.

Quinta - Prevención del Fraude

La EMPRESA o sus usuarios se abstendrán de realizar cualquier actuación en la plataforma online que suponga un uso no contemplado en este acuerdo, especialmente aquellos que pongan en riesgo a la integridad de la plataforma, la información o la documentación gestionada. Genera PRL podrá suspender inmediatamente el acceso, en caso de incumplimiento por parte de la EMPRESA de esta obligación. La EMPRESA será responsable a todos los efectos de cualquier actividad fraudulenta en la plataforma Kaitoo que pueda causar un daño o perjuicio a Genera PRL, al TITULAR o a terceros.

Sexta - Confidencialidad

a) A efectos de lo dispuesto en la normativa vigente sobre protección de datos, Genera PRL informa a la EMPRESA de la existencia de ficheros automatizados de datos de carácter personal creados por ella y bajo responsabilidad de esta, cuya finalidad es realizar el mantenimiento y la gestión de la relación contractual con la EMPRESA, así como labores de información del servicio telefónico y de actividades relacionadas con el mismo. La EMPRESA tiene la posibilidad de ejercitar, de acuerdo con lo establecido en dicha normativa, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, dirigiendo un escrito a Genera Prevención, S.L. (protecciondedatos@generaprl.com), aportando fotocopia del DNI o documentación alternativa que acredite su identidad.
b) Genera PRL se compromete al cumplimiento de su obligación de secreto respecto a los datos de carácter personal y de su deber de guardarlos, incluso después de concluida la relación contractual, adoptando las medidas de seguridad que impone la legislación vigente para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
c) Genera PRL informa a la EMPRESA de la posibilidad de enviarle informaciones relativas al servicio, además de por medio postal o telefónico, por medio del envío de sms o correo electrónico, siempre y cuando la EMPRESA le haya facilitado un número móvil o dirección de correo electrónico de contacto.

Séptima - Propiedad Intelectual de Kaitoo

Genera PRL pone a disposición de la EMPRESA la plataforma informática Kaitoo, no dando ningún derecho sobre la misma en lo referente a propiedad intelectual, propiedad del software ni derechos sobre el código fuente.

La EMPRESA reconoce propiedad y/o titularidad de Externalia, S.L. sobre la tecnología, incluyendo el software y hardware, que desarrolle para la prestación del servicio.

Se otorga a la EMPRESA el derecho o autorización de uso sobre los mismos conforme a lo pactado en el presente contrato, de tal manera que la EMPRESA no puede revender los servicios ni el código fuente ni otorgar a terceros ningún derecho ni autorización o titularidad de ninguna clase sobre la tecnología desarrollada.

Octava - Uso de Herramientas de Inteligencia Artificial

Como apoyo a la revisión documental objeto del presente Acuerdo, Genera PRL podrá utilizar sistemas de inteligencia artificial para analizar el contenido de los documentos aportados a través de Kaitoo, con la única finalidad de identificar el tipo de documento, comprobar su correspondencia con el requerimiento documental, su titular, su vigencia y el cumplimiento de los requisitos establecidos por EL TITULAR, así como de clasificar los documentos aportados de forma agrupada.

LA EMPRESA, en su condición de Responsable del Tratamiento de los datos personales que aporta a la plataforma, incluidos los de sus trabajadores, autoriza expresamente dicho tratamiento, así como la intervención de los proveedores de estos sistemas como subencargados del tratamiento de Genera PRL, en los términos del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD).

Genera PRL garantiza que el tratamiento mediante inteligencia artificial se realizará con sujeción a las siguientes condiciones:

a) Los datos se tratarán exclusivamente en el Espacio Económico Europeo (EEE), sin que se produzcan transferencias internacionales de datos.
b) Los proveedores de inteligencia artificial no conservarán los datos una vez generada la respuesta a cada consulta, ni los utilizarán para entrenar, mejorar o desarrollar sus modelos ni para ninguna otra finalidad propia.
c) Únicamente se tratará la información estrictamente necesaria para la finalidad descrita, sustituyendo los identificadores personales cuando la naturaleza de la comprobación lo permita.
d) Se aplicarán las medidas técnicas y organizativas de seguridad exigidas por el artículo 32 del RGPD, y los proveedores quedarán sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos que Genera PRL.

Los sistemas de inteligencia artificial constituyen una herramienta de apoyo a la revisión. Las validaciones y los rechazos realizados de forma automática quedarán identificados como tales en la plataforma y podrán ser revisados en todo momento por personal de Genera PRL. LA EMPRESA podrá solicitar la revisión por una persona de cualquier resultado obtenido de forma automática, así como expresar su punto de vista e impugnarlo, a través de los canales indicados en la cláusula Sexta.

LA EMPRESA se compromete a informar a sus trabajadores, en los términos de los artículos 13 y 14 del RGPD, del tratamiento de sus datos descrito en la presente cláusula. Genera PRL mantendrá a disposición de LA EMPRESA y de EL TITULAR la relación actualizada de los proveedores de inteligencia artificial que intervengan en el tratamiento, e informará de cualquier cambio en dicha relación.